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Guia do Gerente: Como manter uma conversa eficaz em uma reunião 1-1?

Atualizado: 12 de Nov de 2020



Elas aparecem no seu calendário toda semana ou mês, mas raramente são estruturadas e, muitas vezes, deixam um sentimento de não terem sido muito produtivas ou recompensadoras.

Sua necessidade é indiscutível, mas de que forma fazer com que sua reunião 1-1 seja algo realmente gratificante e útil sem que você fique com a impressão de tempo perdido?


Por que reuniões 1-1 são importantes?

O papel do gerente mudou completamente. Foi-se o tempo do chefe autoritário, alguém que diz aos funcionários o que fazer sem valorizar o modo como eles sentem-se sobre isso.

A relação com a gerência é muito mais eficaz quando existe uma troca positiva entre o gestor e seus funcionários. A mentalidade do coaching na gerência é exatamente isso: alguém que guia seus funcionários para níveis mais altos de desempenho e satisfação. Quando corretamente orientadas, as pessoas acabam realizando um trabalho melhor e, como consequência disso, os objetivos são atingidos mais facilmente.

Manter uma reunião 1-1 eficaz é a base para se tornar um grande coach/treinador e trazer o melhor daqueles que trabalham com você. Isso não apenas permite uma comunicação melhor entre gerentes e funcionários, como também garante o alinhamento da equipe, evitando problemas futuros e criando um ambiente seguro para seus funcionários compartilharem suas ideias e conhecimentos, falarem quando tiverem problemas e encontrarem um caminho para o desenvolvimento de sua carreira


O que é uma reunião 1-1?

Uma reunião 1-1 é um espaço reservado no calendário para conversas entre líderes e liderados.


Qual é o objetivo de uma reunião 1-1?


As pessoas geralmente pensam que uma 1-1 entre um gerente e subordinado direto é uma reunião de atualização para o gerente, na qual ele pode obter o status dos projetos e compartilhar seus pensamentos e opiniões. Entretanto, uma 1-1 não deve apenas ser vista como uma forma de beneficiar o gerente, mas um meio de ajudar os funcionários a atingirem seus objetivos, desenvolvendo seu potencial através de treinamento e orientações eficazes.

A reunião 1-1 permite, ainda, que os gerentes se afastem de um estilo de liderança mais diretiva e trabalhem de forma mais colaborativa com seus funcionários. Ao invés de simplesmente obter uma atualização de status, você tem a chance de atuar como coach/treinador e criar oportunidades de crescimento realmente importantes para seus subordinados diretos.


O que torna uma reunião 1-1 eficaz?

  • Ouvir e fazer as perguntas certas.

  • Ser parceiro para debater/compartilhar outras perspectivas e pensamentos.

  • Identificar problemas e possíveis soluções.

  • Fornecer aos funcionários os recursos que eles precisam para ter sucesso.


Mais do que uma simples atualização de status, o objetivo da reunião 1-1 é capacitar e engajar. Quando você fornece os recursos necessários para que os seus funcionários façam um trabalho melhor e cresçam em sua função, você também ajuda no atingimento da missão da empresa.

Agora que você já sabe o que é uma reunião 1-1 e porque elas são tão importantes, tanto em nível individual quanto para empresa, vamos falar sobre as coisas que você definitivamente não deveria fazer e as boas práticas durante a reunião:


O que não fazer em uma reunião 1-1?

  • Não chegue atrasado ou fique reagendando: respeite o tempo do seu funcionário e mostre que a reunião é importante também para você, e não apenas um espaço reservado em sua agenda.

  • Não venha despreparado.

  • Não cancele o 1-1 por achar que tudo está claro e discutido: seu funcionário ainda pode ter algo a falar.

  • Interromper e não ouvir os problemas do funcionário.


O que fazer em uma reunião 1-1?

Seu trabalho, como gerente, é ajudar que seus funcionários sejam bem-sucedidos, mas como identificar o que cada um deles irá precisar de você?

De fato, não existe uma resposta padrão. Cada funcionário precisará de coisas diferentes para ter sucesso, e alguns membros da equipe necessitarão de mais orientações e estrutura do que outros. Por isso, definir expectativas de forma clara e com frequência será seu primeiro passo:

  • Quando você faz seu melhor trabalho?

  • Onde você faz seu melhor trabalho?

  • Quando você realmente precisa se concentrar, o que você faz?

  • Como você aprende?

  • Como você acha que se comunica melhor (pessoalmente, por escrito)?

  • Com o que você fica mais animado no trabalho?

  • O que você acha estressante?

  • Se você conhece seus pontos fortes, quais são eles?

  • O que te deixa louco?

  • Como você gostaria de receber feedback positivo (em público, privado, por escrito, pessoalmente)?

  • Como você gostaria de receber feedback construtivo (em público, privado, por escrito, pessoalmente)?


Onde ter suas reuniões 1-1?

  • Conversas casuais fora do escritório de preferência.

  • Pelo menos uma vez a cada mês, faça a reunião fora do escritório.

  • Divida sua rotina para realmente dar espaço para conversar com os membros da sua equipe.

  • Faça disso um momento em que você saia da rotina.

  • Seja criativo; algumas pessoas têm suas melhores ideias enquanto se movimentam, o que pode ajudar a trazer uma nova perspectiva sobre a situação.

  • Crie um ambiente que seja confortável para seus funcionários.


Crie uma agenda e mantenha um registro


Crie um documento colaborativo ao qual você e seu funcionário possam adicionar itens antes do início do 1-1. Isso fará com que você esteja preparado para lidar com as preocupações de seus funcionários e permitirá que eles o atualizem sobre seus trabalhos.

Ter uma agenda também o ajudará a manter o controle para que suas reuniões não saiam do assunto, além de garantir um registro de itens de ação e acompanhamento de decisões. Mantenha todas as agendas no mesmo documento para que você e seu funcionário sempre saibam onde ir para obter informações e anotações.


1ª etapa: Faça pesquisas e experimente diferentes ferramentas para criar uma agenda e manter um registro.

2ª etapa: Pense no próximo 1-1: quais projetos seu subordinado direto está trabalhando, além de outras dúvidas que você possa ter.

Ex: Qual trabalho está sendo executado? Como está a proposta do projeto? Posso ajudar com algum desafio?

3ª etapa: Compartilhe a agenda com seu funcionário antes da reunião, para que ele tenha tempo de fazer acréscimos e se preparar para o próximo 1-1.


Tipos de 1-1’s


Existem três tipos de 1-1 e todos eles exigem as mesmas boas práticas, mas cada um possui um propósito diferente, o que exigirá ferramentas diferentes suas. São elas:


  • Get stuff done: use esse tipo de 1-1 para verificar os projetos regularmente, semanalmente ou quinzenalmente.

Ajude os funcionários a realizarem suas tarefas com check-ins bimestrais, onde você pode treinar, envolver e orientar.


  • Learn: use este tipo de 1-1 para ter conversas sobre carreira com seus subordinados diretos pelo menos uma vez por trimestre.

Reserve um tempo para aprender sobre as metas de desenvolvimento de carreira dos funcionários e descubra oportunidades de aprendizagem juntos.


  • Open up: Use este tipo de 1-1 para ter conversas de feedback. Você deve ter estas conversas consistentemente como parte de check-ins e conversas de carreira.

Gerentes e funcionários devem se abrir e fornecer feedback uns aos outros ao longo do ano. Além disso, participe de duas conversas maiores para mergulhar mais fundo no ciclo de feedback contínuo que ocorreu durante todo o ano.


Cada tipo de 1-1 requer um conjunto de habilidades diferentes, mas o que torna suas conversas realmente eficientes é fazer as perguntas certas para guiar seu funcionário durante sua aprendizagem.


O que fazer em sua reunião 1-1’s do tipo “get stuff done”?


Reuniões de verificação: check-in.

Seu trabalho nessa 1-1 é ouvir. Avise seus funcionários fazendo perguntas abertas e ouça atentamente suas respostas, para ter uma noção do que seu funcionário está realmente dizendo a você.

Abaixo estão alguns exemplos de perguntas que você pode fazer e o que você deve ouvir nas respostas de seus funcionários:


Perguntas pessoais:

  • Como você está? Como é a vida fora do trabalho?

  • Como você acha que está o equilíbrio entre sua vida profissional e pessoal agora?

  • O que você fez no feriado? Como foi?

  • Como está sua família?

  • Como foi o seu final de semana?


O que você deve ouvir:

  • Existem questões pessoais ou familiares que precisam ser abordadas?

  • O funcionário tem um equilíbrio razoável entre trabalho e vida pessoal?

  • Ele está sobrecarregado?


Perguntas sobre projetos:

  • Conte-me sobre a semana passada.

  • Você está feliz com a semana passada?

  • O que está indo bem?

  • Com o que você está animado?

  • E esta semana? Quais são seus planos e prioridades?

  • Como está o projeto? O que poderíamos fazer para torná-lo melhor?

  • Existe alguma coisa que o está impedindo de realizar seu trabalho?

  • Alguma parte do seu projeto é confusa ou confusa?


O que você deve ouvir:

  • O funcionário está criando um plano eficaz a cada semana, e que seja consistente com seus objetivos anuais gerais?

  • Ele está executando o plano efetivamente?

  • O pipeline do projeto está cheio de oportunidades qualificadas?

  • O funcionário está satisfeito com o trabalho atual?

  • Há algum obstáculo que precisa ser resolvido?


Perguntas sobre a equipe:

  • Como você descreveria o ambiente de trabalho na equipe? É mais competitivo ou colaborativo?

  • Como podemos melhorar a maneira como nossa equipe trabalha em conjunto?

  • Quem está fazendo um ótimo trabalho na equipe? O que eles fizeram?

  • Quem você admira na equipe? Por quê?

  • Você acha que suas ideias são ouvidas pela equipe e por mim?

  • Com quem você gostaria de trabalhar com mais frequência? Por quê?

  • Todos estão puxando seu peso na equipe?

  • Você ajuda outros membros da equipe? Os outros o ajudam quando você precisa?

  • O que devemos mudar na forma como nossa equipe trabalha em conjunto?


O que você deve ouvir:

  • Existem problemas com colegas de equipe que precisam ser resolvidos?

  • Um colega de equipe é um bloqueador de um projeto?

  • Com quem eles trabalham bem e com quem se beneficiariam em trabalhar juntos com mais frequência?

  • O trabalho é distribuído uniformemente


Perguntas sobre gestão:

  • O que eu poderia fazer como gerente para facilitar seu trabalho?

  • Como posso apoiá-lo melhor?

  • Existe uma situação em que você gostaria da minha ajuda?

  • Você gostaria de mais ou menos orientação minha neste projeto?

O que você deve ouvir:

  • Você é um bloqueador de um projeto?

  • Eles precisam de mais ou menos orientação sua?

  • Existem questões nas quais você precisa se envolver?


Ouça ativamente o que for dito, criando itens de ação a partir das respostas dadas, caso necessário. Você deve sair da reunião com clareza sobre os passos seguintes para preparar seu próximo 1-1. Por isso, a importância de manter um registro de tudo.

Manter uma rotina de 1-1 e assumir o papel do líder coach ajuda com que seus funcionários se sintam empoderados e mais envolvidos no trabalho.

Reserve um tempo para configurar suas 1-1 para todo ano, e certifique-se de realizar pelo menos uma reunião 1-1 a cada quinze dias.

Faça um check-in trimestral sobre desenvolvimento de carreira e conversas de feedback abertas.